Hvordan gi slipp og få enda mer kontroll

Jeg har i et tidligere innlegg nevnt hvordan mitt første halvår som kommunikasjonsjef ikke ble helt som planlagt...

Jeg var konstant sliten, og følte at jeg ikke fikk til jobben i det hele tatt. 

Du kan lese hele innlegget her: Hvorfor du må få ut finger´n og prøve, selv om alt du vil er å ligge på sofaen og se en serie på Netflix

Men vet du, grunnen til at jeg var så sliten og på kanten av utbrenthet, var kun min egen skyld. Ingen andre enn meg selv.

Skulle gjerne ønske at jeg kunne skyldt på noen andre...

Som for eksempel sjefen min, mannen min, barna mine eller hunden min Lilly Baxter for den sakens skyld..

Men vet du hva, den enkle grunnen var at det var jeg  - ingen andre - som gjorde en kardinal-feil.

En feil mange av oss gjør!

Jeg trodde nemlig at det var jeg som skulle gjøre alle oppgavene som kom inn. 

At det var min oppgave som sjef og leder å svare på alt og løse alle oppgaver.

Absolutt ikke lurt...

Når du styres av e-poster, oppgaver og møter

Hver enkelt i teamet mitt hadde sine ansvarsområder som de løste på en fantastisk måte, men hvis det kom noe uventet (som det ofte gjør i en business), så følte jeg at jeg måtte løse dem.

Og helst med en gang.

Og jeg følte også at jeg måtte svare på alle e-poster som kom inn - også de med en gang!

Og at jeg måtte være med i alle møter jeg ble innkalt til - og at alle møtene burde starte så tidlig som mulig...

For å si det sånn, e-postene, oppgavene og møtene styrte meg! 

Og jeg lot dem styre meg. 

Jeg stresset rundt og var viktig, men helt ærlig så føltes det tomt og meningsløst, for jeg fikk ikke jobbet med det som faktisk betydde noe.. 

Det var kun brannslukking og vedlikehold. 

Hvordan gi slipp og delegere videre

Heldigvis luftet jeg min frustrasjon til en annen leder som hadde vært i leder i mange år.

Hun så på meg (først med et litt oppgitt blikk som sa "stakkars lille jente hva er det du holder på med"), før hun strammet seg opp og sa:

"Ok, du må slutte å svare på e-poster med en gang de kommer inn!  Og så må du begynne å delegere oppgaver til teamet ditt. Det er derfor du har et team! Om du fortsetter sånn som det her, så blir du utbrent!"

Så sendte hun meg en power point presentasjon med tittelen "slik delegerer du!".

Haha, for en fantastisk dame!

Det var alt jeg trengte å høre.

Jeg hadde kjørt et altfor hardt løp for meg selv det siste halvåret, og jeg var sliten. Så noe måtte endres!

Disse endringene reddet meg!

Så jeg begynte i det små. Under lister jeg opp de tingene jeg begynte med først, og som hadde aller best effekt. 

Det første jeg gjorde var å ta tak i e-postbruken min!
Jeg bestemte meg for å sjekke e-posten tre ganger i løpet av en arbeidsdag - ikke hele tiden.

I begynnelsen var det litt rart ikke å ha stålkontroll på innboksen, men det gikk faktisk helt fint.

Og det beste var at når jeg ventet litt med å svare, så hadde flere av sakene faktisk løst seg selv! Bonus!

Det andre jeg gjorde var å flytte alle møter jeg kunne til etter kl. 12.
En del av møtene jeg hadde var det jeg som hadde tatt initiativ til. Som f.eks. morgenmøter med teamet, mediemøter eller 1-1-coaching med de ansatte.

Jeg hadde tidligere tenkt at disse møtene måtte være tidlig om morgenen så teamet kom i gang med oppgavene sine, men det fungerte heller dårlig.

Jeg la merke til at jeg kom uforberedt (halsene inn fra toget -uten å ha tenkt så nøye igjennom hva vi skulle snakke om) og teamet kom uforberedt da jeg ikke hadde gitt dem noen indikasjon på hva vi skulle snakke om. 

I det jeg flyttet møtene til etter 12, fikk vi alle tid til å få oversikt over oppgaver, og ikke minst: til å faktisk jobbe!

Når vi da møttes kl.12 visste alle hva de trengte tilbakemelding på og hva de trengte avklaringer på.

Jeg merket også at jeg etter noen timers arbeid, synes det var fint å prate litt med folk og være sosial. Bonus! 

Jeg begynte også hver morgen med å se på oppgavene jeg hadde foran meg (her må jeg bare stoppe opp litt og slå et slag for Asana. Det er der jeg noterer ned alle oppgavene mine og hvor jeg til en hver tid har oversikt over hva som må gjøres. Gull!).

Jeg brukte morgenen (f.eks. mens jeg spiste forkost) til å få oversikt over hva jeg måtte jeg få gjort den dagen, hva som kunne utsettes til dagen etter eller enda lengre frem i tid.

Slik fikk jeg oversikt, og jeg visste akkurat hva jeg skulle bruke de første timene av dagen min til.

Det tredje jeg gjorde var å delegere flere oppgaver videre
Og akkurat det her er selve kjernen - og det som gjorde arbeidsdagen min mye, mye enklere.

Tidligere så var det sånn at om jeg fikk en liten oppgave, så tenkte jeg "ja, men den tar jo bare en time å gjøre - den kan jeg gjøre" og så satte jeg i gang...

Endringen jeg gjorde var at jeg stoppet opp og tenkte: kan noen andre gjøre denne oppgaven?

Hvis svaret var ja, så sendte jeg den videre. Uten å nøle!

For i realiteten er det sånn at det kommer mange slike småoppgaver i løpet av en dag. Og om det kun er meg som sitter og gjør de oppgavene, så gjør jeg jo i prinsippet ikke noe annet. 

Les den setningen en gang til: jeg gjør i prinsippet ikke noe annet!

Det er ikke lurt!

Jeg merket spesielt tre positive ting ved å gjøre akkurat denne endringen:

1. Jeg fikk tid til å jobbe med de større oppgavene og tenke de store tankene. De oppgavene som faktisk drev teamet og virksomheten fremover
   
   
2. Teamet stilte opp! De synes det var ålright at jeg sendte oppgavene til dem for det viste at jeg stolte på dem og ikke trengte å ha kontroll 24 timer i døgnet
   
   
3. Jeg lærte at andre kan gjøre oppgavene ofte mye bedre enn hva jeg kan

Det siste der var en øyeåpner. For ofte tenker man at "nei, det blir jo ikke like bra om ikke jeg gjør det" eller "ugh, det tar jo lengre tid å forklare oppgaven enn å gjøre den selv"

Men ingenting av det er sant!

Om du lar folk få mulighet til å prøve, så er jeg overbevist om at du vil bli overrasket over hvor mye bedre det blir.

Og en annen ting: det å gi fra seg en oppgave, gjør at du selv må øve deg på å sende gode bestillinger.

Du må forklare hva oppgaven er, hva formålet er, hvem målgruppen er og hvilke forventninger du har.

Slik får også du mer oversikt over hva du faktisk vil ha av resultat, noe som gjør at du raskere får det resultatet du ønsker enn om du selv bare hadde kastet deg over oppgaven.

Du stopper nemlig opp og tenker!

Hvordan bruke disse tipsene om du er din egen sjef og ikke har et team?

Så hvordan kan du bruke dette som selvstendig næringsdrivende som er i gang med å bygge opp din egen bedrift? Du har jo kanskje ikke et team du kan delegere til eller økonomi til å ansette noen. 

Vel, du kan jo begynne med de små tingene.

Hjemme for eksempel. Kanskje barna og mannen skal slippe litt mer til? Kanskje du kan delegere oppgaver til dem? Tenk: må jeg gjøre denne oppgaven eller kan mannen eller barna mine gjøre den? 

Og jeg vil også utfordre deg til å se på oppgavene du har i businessen din.

Er det noen av dem du kan delegere videre?

Det finnes faktisk mange nettsider som f.eks. upwork og fiverr hvor folk kan hjelpe deg med enkeltoppgaver for en liten sum.

Jeg har brukt disse sidene flere ganger for å få lagd designting jeg ikke selv får til, eller som jeg vet at vil ta meg veldig lang tid å gjøre.

Min tanke er at det er bedre at noen andre som faktisk kan og vil gjøre jobben, gjør den enn at jeg skal svette og slite for å få den gjort!

Og hva med å begynne å planlegg dagen og uken din hver søndag?

Prioritere de oppgavene som faktisk får deg til målet, og ikke de som bare er støy og tidsfyll.

Og hva med å se på oppgavelisten din hver dag. Hva er den ene oppgaven som tar deg til målet ditt? Prioriter den!

Så hva tenker du om det jeg skriver? Er du god på å delegere?

Legg gjerne igjen en kommentar eller send meg en melding på Instagram: Kommuniser bedre

Snakkes snart, 

Guri